Die Einstellung der Seitenränder orientiert sich an der DIN 5008 ‑ es wird von einem DIN‑A4‑Blatt ausgegangen. In MS‑Word oder Open Office lassen sich diese Einstellungen einfach und schnell vornehmen.

Weitere Informationen zu MS‑Office‑Funktionen finden Sie hier.

Gängige Vorgaben für DIN‑5008‑Seitenränder sind:

• oben: 4,5 cm
• unten: 2,5 cm
• links: 2,5 cm
• rechts: 2,0 cm (mindestens 1,5 cm)

Der Geschäftsbrief wirdüblicherweise in der Schriftgröße 12 oder 11 Punkt (pt.) geschrieben, kleiner sollte es nicht sein, da der Brief sonst anstrengend zu lesen ist. Die Größe kann auch von der Schriftart abhängen. Für Times New Roman gilt in der Regel 12, für Arial 11 Punkt. Diese beiden Schriftarten haben sich mit der Zeit fest etabliert, da sie gut lesbar und schlicht sind.

MS‑Word bietet oft die Standard‑Alternative Calibri an. Auch das ist in Ordnung, solange eine schlichte und seriöse Schrift ohne Ausschmückungen verwendet wird. Wenn Sie bezüglich der Schriftgröße unsicher sind, können Sie auch einen oder zwei Probedrucke machen und schauen, was für Sie angenehmer zu lesen ist.

Es ist ärgerlich, wenn der Geschäftsbrief nicht richtig beschriftet ist und er deshalb zurück zum Absender geschickt wird. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Zudem entsteht der erste Eindruck des Briefes durch einen Blick auf seine Vorderseite.

Beschriftet wird nur die Vorderseite des Briefes (nicht die Seite, die zuklebt wird). Die Adressen werden oft maschinell erfasst. Schreiben Sie daher die Adresse so deutlich wie möglich. Außerdem kann der Postbote sie so leichter entziffern und der Brief kommt sicher an. Achten Sie zudem auf die ausreichende Frankierung. Insbesondere bei Auslandssendungen ist es wichtig, sowohl das Land des Absenders als auch des Empfängers auf Englisch mit anzugeben.

Vermeiden Sie mit den folgenden Tipps die klassischen Fehler! Diese Tipps beziehen sich sowohl auf den Inhalt als auch auf die Form eines Geschäftsbriefes. Sie informieren über wichtige Aspekte, die zu beachten sind, damit der Verfasser seriös wirkt und er vor fatalen Fehlern die das Gegenteil bewirken könnte.

Der Briefkopf befindet sich ganz oben auf der DIN‑A4‑Seite. Er wird zuerst angeschaut und sollte deshalb immer seriös, formell und korrekt gestaltet sein. In den Briefkopf werden die Daten/Informationen des Absenders (Logo, Adresse, Firmenbezeichnung usw.) integriert. Der Absender gehört immer oben links auf die Vorderseite des Briefes. Die Nennung des Unternehmens gehört in die erste Zeile, Vorname und Name in die Zeile darunter, Straße und Hausnummer in die Zeile darunter, Postleitzahl und Stadt in die letzte Zeile. Bei Auslandssendungen muss immer auch das Land des Absenders (am besten auf Englisch) angegeben werden. Der Briefkopf beinhaltet das Firmenlogo und die Firmenbezeichnung, Ihre Anschrift oder die Anschrift Ihres Unternehmens. Der Inhalt des Briefkopfes steht regulär oben links, mittlerweile ist es ebenfalls in Ordnung die Anschrift des Absenders rechtsbündig oder mittig zu formatieren.

Drei Zeilen unter den Angaben ist es üblich, alle Angaben des Empfängers zu machen. Die Angaben sollten immer linksbündig sein und eine Breite von 8,5 cm nicht überschreiten, da sie sonst nicht mehr geeignet für das Sichtfenster des Briefs sind, das viele geschäftliche Briefumschläge haben. Die Briefumschläge mit Sichtfenster folgen dem Standard DIN‑C6.

Die Kontaktdaten des Absenders und des Empfängers sollten neun Zeilen nicht überschreiten, das entspricht 4,5 cm. Wenn es zu eng wird, ist es vorteilhaft Ihre Daten nach rechts oben zu setzen und die Daten des Empfängers versetzt links, so sparen Sie vielleicht die eine oder andere Zeile, die Ihre Angaben sonst trennen würde. Nachdem die Daten beider Parteien angegeben wurden, folgen rechtsbündig Ort und Datum mit einer Zeile Abstand.

Die Angaben zum Empfänger sollten sich immer auf der rechten Hälfte des Briefes befinden und dabei eher in der unteren Hälfte, da rechts oben die Frankierung angebracht wird. Hier sind die Angaben wie folgt: Als ersten wird das Unternehmen genannt (falls Business‑to‑Business), danach folgt die Anrede (Frau/Herrn), in der Zeile darauf (Doktortitel falls vorhanden) Vorname und Nachname, danach Straße und Hausnummer und in der Zeile darauf die Postleitzahl mit der zugehörigen Stadt. Auch hier ist es wichtig, bei Auslandssendungen das Ziel‑Land auf Englisch anzugeben.

Die Betreffzeile folgt nach Ort und Datum mit einem Abstand von zwei Leerzeilen. Um diese Elemente hervorzuheben, dürfen Fettdruck oder eine größere Schrift (13 oder 14 Punkt) verwendet werden. Der Betreff sollte immer kurz und aussagekräftig ("sprechend") sein ‑ niemals länger als zwei Zeilen. Die Wortwahl entscheidet darüber, ob der Leser positiv oder negativ gestimmt ist, wenn er den Geschäftsbrief liest.

Das Wort "Betreff" wird vor dem Betreffinhalt nicht mehr geschrieben. Da sich die Betreffzeile ohnehin durch Absätze oder andere typografische Veränderungen vom Fließtext abhebt, weiß der Leser, dass es sich um den Betreff handelt. Auch wenn viele Betreffzeilen einen Satz enthalten, sollte am Ende niemals ein Punkt gesetzt werden. Es handelt sich hierbei eher um eine einleitende Überschrift und nicht um einen regulären Satz.

Beispiele für die Betreffzeile:

• Ihre Anfrage vom 12.05.20xx
• Wichtige Informationen zu …
• Ihr Schreiben vom 12.05.20xx
• Ein exklusives Angebot für Sie
• Der Vertrag vom 12.05.20xx
• Angebot: Dieser Tarif bietet mehr Leistung für weniger Geld
• Ihr Anliegen vom 12.05.20xx

Die Anreden Es wirkt höflich, eine Anrede zu verwenden. Doch diese sollte entweder korrekt sein oder lieber weggelassen werden. Wenn eine Frau mit der Anrede "Herrn" oder ein Mann mit der Anrede "Frau" adressiert wird, könnte dies als Kränkung empfunden werden. Viele Namen haben das Potential, sowohl für Männer als auch für Frauen verwendet werden zu können. Das Weglassen einer Anrede kann zwar auch unh öflich wirken, doch eine falsche Anrede ist wesentlich gravierender.

Das "n" in "Herrn" wird bei der Beschriftung des Geschäftsbriefes gerne und oft vergessen. Dabei ist das "n" nach wie vor die Norm. Es kann helfen, sich im Kopf zu denken: An wen ist der Brief? An Herrn … Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Adressierung ist, dass bei einem Ehepaar immer die Frau zuerst genannt wird. Auch das wirkt höflich und ist die generelle Norm bei Geschäftsbriefen.

Für den Fließtext gibt es keine konkreten Vorgaben, da jedes Anliegen anders ist. Generell kann jedoch gesagt werden, dass eine reine Auflistung von Fachbegriffen bei einem Business‑to‑Consumer‑Geschäftsbrief (B2C) nicht förderlich ist. Dies könnte dem Leser nicht nur ein schlechtes Gefühl geben, um den Brief zu verstehen, könnte sogar Recherchearbeit anfallen. Erfolgversprechender ist eine sachliche aber ansprechende Wortwahl, die der Leser auch versteht und sich nicht eingeschüchtert fühlt.

Um seriös aufzutreten, sollte der Fließtext natürlich fehlerfrei sein und ein angenehmes Schriftbild haben. Der Text sollte eine DIN‑A4‑Seite nicht überschreiten und in Absätze gegliedert sein. Achte darauf, dass du nicht mehr als zwei verschiedene Schrifttypen verwendest. Ansonsten könnte der Brief für den Betrachter unangenehm wirken oder seine Aufmerksamkeit falsch lenken.

Geht es darum, wichtige Sachverhalte zu beschreiben, sollten diese nicht zu ausschweifend werden und in langen, verschachtelten Sätzen jedes Detail beschreiben. Nutze stattdessen Hauptsätze, soweit es möglich ist. Insgesamt sollte der Geschäftsbrief nie länger als eine DIN‑A4‑Seite sein und in Absätze anschaulich unterteilt. Versuche ihn immer so kurz wie möglich zu halten und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Je überschaubarer und informativer der Brief, umso wahrscheinlicher ist es, dass auch jeder Satz gelesen wird. Lange Texte schrecken meist eher ab und es wird versucht die wichtigsten Sätze herauszufiltern, der Rest wird dann meist nur überflogen und der Brief wird entnervt beiseite gelegt. Ein kurzer Brief kann also auch Einfluss darauf haben, ob das Unternehmen als sympathisch oder als unangenehm empfunden wird.

An erster Stelle steht die Information, die für den Kunden, das Unternehmen oder für die Zielerreichung besonders wichtig sind. Am besten ist es, das Hauptanliegen bereits im ersten Satz zusammenzufassen. Die Aufmerksamkeit des Lesers schwindet mit jedem Satz und je länger der Text auf einen Blick ist, umso lustloser wird der Geschäftsbrief begonnen. Hauptsätze und leicht verständliches Vokabular dienen dazu, den Lesefluss und die Aufmerksamkeit zu erhalten.

Der Schluss eines jeden gesch&aml;ftlichen Briefes ist die Grußformel. Sie gibt nicht nur das Signal, dass der Brief an dieser Stelle endet, sondern erzeugt ebenfalls eine freundliche Stimmung und einen netten Abschied für den Leser. Zwischen Fließtext und Grußformel sollte immer mindestens eine Leerzeile liegen. Als abschließende Grußformeln eignen sich:

• Mit freundlichen Grüßen
• Ich blicke Ihrer Rückmeldung freudig entgegen
• Herzliche Grüße
• Lieben Gruß
• Viele Grüße
• Liebe Grüße
• Ich freue mich auf Ihre Antwort
• Grüße aus … (Stadt nennen, aus der Sie schreiben)
• Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort

Soll das Unternehmen professionell präsentieren werden, sollten die folgenden Angaben in der Fußzeile enthalten sein.
Hier ein Beispiel, wie Sie die Firmenangaben anordnen könnten:

• Firmenname (Straße, PLZ/Ort),
• Geschäftsführer (Name, Vorname),
• Bankverbindung (IBAN, BIC/Swift),
• Registergericht (Handelsregisternummer, USt‑ID),
• Kommunikation (Telefon, Fax, E‑Mail)

Dieser Teil kann ruhig in etwas kleinerer Schriftgröße formatiert sein (z. B. 9 oder 10 Punkt). Der Brieffuß sollte ebenfalls die Seitenränder einhalten (2 – 2,5 cm).

Ist das Unternehmen im Handelsregister eingetragen, sollte auf jeden Fall neben dem Firmennamen und der Rechtsform auch die Handelsregisternummer und das Registergericht in den Brief integriert sein. Bei einer GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) müssen Geschäftsführer und falls Vorhanden der Vorsitzende des Aufsichtsrats angegeben werden.

Bei einer AG (Aktiengesellschaft) müssen ebenfalls Vor‑ und Nachnamen der Vorsitzenden genannt werden. Ist ein Unternehmen nicht im Handelsregister, müssen lediglich Vor‑ und Nachname des Inhabers und die Unternehmensanschrift genannt werden. Bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts muss die Abkürzung GbR zusätzlich genannt und die Gesellschafter aufgeführt werden.

Sind die Seitenränder einmal richtig eingestellt, muss keine explizite Einstellung bei der nächsten Programmanwendung vorgenommen werden. Es empfiehlt sich, eine Vorlage mit den entsprechenden Einstellungen und Formatierungen zu erstellen.

Sie erhöht die Aufmerksamkeit. Das übliche "Sehr geehrte Damen und Herren" liest sich eher wie eine Floskel und spricht den Leser nicht persönlich an. Es ist eine Standard‑Anrede und wirkt eher distanziert. Wenn Sie den Kunden oder den Vorsitzenden/Geschäftsführer mit Namen ansprechen, erhöht das auf jeden Fall seine Aufmerksamkeit und er fühlt sich eher wertgeschätzt, als wenn er mit einer unpersönlichen Rede angesprochen wird. Falls Sie den Empfänger nicht so gut kennen oder es sich um einen wichtigen Geschäftskontakt handelt, sollten Sie zu "Sehr geehrte/r Frau/Herr (Nachname)" greifen. Kennen Sie den Empfänger schon etwas besser, können Sie auch "Liebe/r (Vorname)" als Anrede verwenden. So wirkt Ihr Brief eher locker als formell. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennst, können Sie anstelle von "Sehr geehrte Damen und Herren" auch "Guten Tag" schreiben.

Insbesondere wenn es sich um ein Angebot handelt oder Sie Kunden für Ihre Dienstleistung werben möchtest, ist es unfassbar wichtig, empathisch zu sein und sich in den Leser hineinzuversetzen. Er sollte im Mittelpunkt stehen und um seine Interessen sollte es gehen. Überlegen Sie sich genau, wer Ihre Zielgruppe ist und was diese Zielgruppe an Ihrem Unternehmen interessieren könnte.

Bieten Sie immer einen Mehrwert für den Leser an, doch preisen Se Ihr Unternehmen nicht zu extrem an. Wenn sich der Kunde bedrängt fühlt, wird er nur mit geringer Wahrscheinlichkeit auf dein Angebot eingehen. Tendieren Sie also eher dazu, auszudrücken, was der Kunde erhält, anstatt zu betonen, was Sie anbieten. Verwenden Sie öfter "Sie" oder "Du" anstatt "wir". Formulieren Sie immer positiv.

Scheuen Sie sich nicht davor, den Leser mit etwas moderneren Formulierungen zu konfrontieren. Somit hebst du dich von der grauen Masse ab und bringst den Leser vielleicht sogar zum Lächeln. Anreden wie "Werte/r Frau/Herr …" oder "Verehrte/r Frau/Herr …" sind heute nicht mehr üblich und hinterlassen den Eindruck, dass dein Unternehmen nicht auf dem neusten Stand ist und Sie dich künstlich seriös verkaufen wollen.

Ebenso ist es mit "Hochachtungsvoll …". Es wirkt heute eher übertrieben als schmeichelhaft.

Auch mit der Grußformel kannst du etwas spielerisch umgehen. Es muss nicht immer das klassische "Liebe Grüße" sein. Du kannst zum Beispiel auch "Grüße aus unserem Büro im Herzen von Köln" schreiben oder je nach Jahreszeit oder Standort der Firma "Sommerliche Grüße“ oder "Sonnige Grüße" schreiben. Versichern Sie sich vorher, dass Ihre Zielgruppe mit modernen Formulierungen kein Problem hat.

Ein sogenanntes Postskriptum (P.S.) sticht immer heraus. Hierhin gehören sinnvolle Ergänzungen oder Verweise auf die Online‑Präsenz deines Unternehmens. Zusatzleistungen oder alternative Angebote finden hier ebenfalls Platz. Das P.S. wird oft mit mehr Aufmerksamkeit gelesen als der Fließtext. Das sollten Sie beim Schreiben Ihres Geschäftsbriefes berücksichtigen.

Das Firmen‑Logo repräsentiert nicht nur Ihr Unternehmen, sondern verleiht dem ganzen Geschäftsbrief gleich mehr Charakter. Das Logo befindet sich in der Regel oben rechts, mittig oder links im Bereich des Briefkopfes, sodass der Blick des Lesers Sieekt auf das Logo fällt und er sich von der Firma angesprochen fühlt. Wie genau Sie das Logo anordnen, bleibt Ihnen überlassen. Wenn es ein Logo gibt, sollten Sie es auf jeden Fall verwenden, es macht Ihren Brief viel anschaulicher.

Wenn es wichtige Informationen gibt, die der Empfänger des Briefes unbedingt lesen sollte, ist es nicht von Vorteil, diese auf die Rückseite drucken zu lassen. Die Rückseite wird nur zu gern von Lesern übersehen. Das kann sich insofern nachteilig für dein Unternehmen auswirken, als dass der Geschäftsbrief unvollständig wirkt und der potentielle Kunde oder Geschäftspartner den Brief so schnell weglegt, dass er nicht einmal auf die Idee kommt, den Brief umzudrehen.

Wenn es sich nicht vermeiden lässt, eine zweite Seite bedrucken zu müssen, so solltest du auf Nummer sicher gehen und ein neues Blatt für die Fortführung der ersten Seite bedrucken lassen. Füge in diesem Fall Seitenzahlen hinzu (z. B. S. 1/2, S. 2/2). Ein zweites Blatt wird niemals übersehen. Auch wenn einige Kunden es vielleicht schätzen, wenn durch das doppelte Bedrucken einer Seite die Umwelt geschont wird, ist es für das Unternehmen nicht von Vorteil, wenn dadurch wichtige Informationen übersehen werden.

Lesbar bleiben – gehen Sie nicht nachlässig mit Rechtschreibung und Kommasetzung umgehen. Vor dem Abschicken noch einmal kontrollieren. Eventuell hierfür auch Tools wie Duden Online nutzen.

Klare Betreffzeile – Eine Unart vieler E‑Mail‑Verfasser: die Betreffzeile nicht neu aufzusetzen oder schlampig zu formulieren. Das kostet sowohl den Empfänger als auch Sie den Sender Zeit beim Einordnen und Wiederfinden

Emojis erlaubt? – Fehlende Gestik oder Mimik oder auch eine ironische Note einer Aussage dürfen ruhig mit Emoticons ausgeglichen werden, wenn sie zur Klarheit beitragen. KISS‑Regel – Wie auch in persönlichen Gespräch gilt … Keep it short and simple. Kurz und präzise ist besser als ausschweifend oder kompliziert. Die Lesbarkeit wird deutlich erleichtert. Achten Sie auf die Anrede – Titel und die Form der Anrede sollten auch in der elektronischen Post korrekt verwendet werden. Die Anrede darf nie fehlen, ebenso wie Grußformeln am Ende der Nachricht.

Eine E‑Mail, die anhand der genannten Regeln erstellt wird, kommt sehr viel besser beim Empfänger an als eine hastig dahin getippte Nachricht. Langfristig hat die M ühe, die Sie sich mit Ihren E‑Mails geben, auch einen positiven Einfluss auf Ihre Geschäftsbeziehungen. Wie kann man auf stilvolle Weise schriftlich kommunizieren? Welchem Grundaufbau folgt jede Mail und jeder Brief? Und wie ist das eigentlich mit der korrekten Anrede? Gentleman‑Blog‑Gastautor Uwe Fenner, Leiter des Instituts für Stil und Etikette, hat auf diese Fragen die richtigen Antworten.

Bei der schriftlichen Kommunikation gilt der Grundsatz der pers önlichen Bescheidenheit. Dieser drückt sich darin aus, dass schriftliche übermittlungen nicht mit "Ich" beginnen. Also nicht: "Sehr geehrter Herr Schneider, ich beziehe mich auf Ihren Brief ..." sondern: "S. g. H. Schneider, vielen Dank für Ihren Brief, auf den ich mich beziehe.“ Auch sollte man auf die Anrede und die Grußformel sowie bei Geschäftspost auch auf das Adressfeld achten. Nach meinem Empfinden ist auch in E‑Mails die Listung des Adressaten ("Herrn Dr. Theodor Miesmacher . . .")", des Datums, des Betreffs sowie des Absenders mit Firma und Telefonnummer ein Akt der Höflichkeit und der Korrektheit. Denn falls der Empfänger die E‑Mail ausdruckt, kopiert und weitergibt, weiß jeder weitere Nutzer gleich, wer wem hier wann etwas mitzuteilen hatte. Wie oft entstehen sonst zeitraubende Recherchen, „von wem an wen ist das denn überhaupt?“, namentlich, wenn sich Schreiber und Angeschriebener noch nicht einmal anreden.

In der schriftlichen Kommunikation, also unabhängig davon, ob per Brief oder E‑Mail, gilt grundsätzlich den gleichen Aufbau wie in einem gut strukturierten Telefongespräch. Viele Menschen tun sich trotzdem unendlich schwer mit dem Schreiben, da kann alles so einfach sein, denn immer folgt der Schriftverkehr einem identischen Muster:

• Der Start erfolgt mit einer höflichen Anrede,
• verweist auf den Anknüpfungspunkt, auf den sich die Mitteilung bezieht,
• formuliert die Botschaft die übermittelt werden soll.
• Drückt entweder die Ankündigung eines eigenen Entschlusses oder die Aufforderung zum Handeln an den Empfänger aus.
• Schließt mit einer kurze Grußformel.

Bei einer geschäftlichen Verhinderung sollte eine Abwesenheitsbenachrichtigung eingerichtet werden. Damit wird der Absender informiert, dass er sich mit der Antwort gedulden muss. Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht.

vom [Datum] bis einschließlich [Datum] befinde ich mich leider nicht im Büro und kann Ihre Nachricht deswegen nicht beantworten. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an meine_n Kolleg_in Herrn/Frau [Name] unter [E‑Mail‑Adresse].

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen

Bei der Antwort auf eine E‑Mail sollten die oben genannten Punkte berücksichtigen sowie folgende Angaben miteinbeziehen, damit sich Lesende auch zurechtfinden.

Steht beim Erstkontakt beispielsweise im Betreff "Bewerbung als Trainee im Controlling", sollte sich der Betreff beim Antwortschreiben auf die erhaltene E‑Mail beziehen, z. B. "„"Terminvereinbarung zum Vorstellungsgespräch"“". Antworten Sie ohne wesentlich neuen Inhalt, reicht auch die meist automatisch eingef ügte Abk ürzung "RE", damit Lesende Bescheid wissen, dass es sich um eine Antwort auf eine E‑Mail handelt.

Gerade bei weitreichenden oder komplizierten Sachverhalten sollten Sie zwischen einer E‑Mail und dem persönlichen Gespräch abwägen. Oftmals ist es effektiver und schneller, seinem Gegenüber den Sachverhalt im Gespräch zu erklären als in der Schriftform. Bevor Sie sich eine halbe Stunde abmühen Ihre Erklärungen zu verschriftlichen und dann noch einmal fünf Nachrichten hin und her gehen, um aufgetretene Fragen zu klären, ist es sinnvoller, kurz zum Telefonhörer zu greifen oder ein persönliches Treffen zu vereinbaren. Anschließend kann man immer noch eine E‑Mail schreiben, in welcher die wichtigsten Punkte aufgegriffen werden. Wurden bereits einigen Nachrichten ausgetauscht, darf mitunter auch das informellere "Guten Tag Frau/Herr XY" verwendet werden. Und bei Arbeitskollegen, mit denen man per Du ist, geht auch ein Hallo Klaus. Wichtig bei der Anrede in der E‑Mail ist außerdem, den Titel korrekt zu verwenden.

Schreiben Sie Hochschulprofessoren an, wird das Wort Professor geschrieben ‑ allerdings abgekürzt. Ein Doktortitel (abgekürzt mit Dr.) wird immer(!) geschrieben. Sollte der Empfänger mehrere Titel tragen, z. B. Professor Dr. Müller, so wird bei der Anrede nur der höchste TITEL genannt, in diesem Fall Dr. Müller. Professor ist KEIN TITEL ‑ es handelt sich um eine Amts‑ und Berufsbezeichnung. Von daher kann der Professor in der Anrede erwähnt werden ‑ muss aber nicht.

Der Antworttext wird über die ursprüngliche Nachricht gesetzt, damit Gesprächspartner den E‑Mail‑Verlauf nochmals zur Erinnerung gegenlesen können. Achten Sie bei der Antwort auch darauf, wer eventuell noch in CC gesetzt war. Auch bei einer Antwort ist die richtige Anrede Pflicht – es gibt nichts Unh öflicheres, als einfach gleich zu antworten.

Gerade wenn Sie mit ranghöheren Personen schreiben, ist der Zusatz "Vielen Dank für Ihre Nachricht" oder "Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort" nach der Anrede und vor dem Hauptteil nie verkehrt.

Diese Fehler sollten in E‑Mails vermieden werden.

Zur E‑Mail‑Etikette geh ört, dass man seine Kommunikationspartner nicht lange auf eine Antwort warten lässt. Bei der elektronischen Post ist Schnelligkeit wichtig. Deshalb sollten Sie auf E‑Mails binnen 24 Stunden reagieren. Schaffen Sie es nicht, in dieser Zeit zu antworten, sollten Sie wenigstens den Empfang bestätigen und mitteilen, wann mit einer Antwort zu rechnen ist.

Jeder kennt die von E‑Mail‑Programmen gebotene Möglichkeit, eine E‑Mail als „dringlich“ zu kennzeichnen. Der Adressat erhält diese Mail dann mit einer entsprechenden Kennzeichnung, etwa einem Rufzeichen in Rot. Verwenden Sie solche Kennzeichnungen nur, wenn sie wirklich n ötig sind, etwa zum Ende von Fristen. Wenn Sie Ihre E‑Mails zu oft als dringlich kennzeichnen, wirkt das wichtigtuerisch und wird nicht mehr ernst genommen.

Jeder kennt die von E‑Mail‑Programmen gebotene Möglichkeit, eine E‑Mail als „dringlich“ zu kennzeichnen. Der Adressat erhält diese Mail dann mit einer entsprechenden Kennzeichnung, etwa einem Rufzeichen in Rot. Verwenden Sie solche Kennzeichnungen nur, wenn sie wirklich n ötig sind, etwa zum Ende von Fristen. Wenn Sie Ihre E‑Mails zu oft als dringlich kennzeichnen, wirkt das wichtigtuerisch und wird nicht mehr ernst genommen.

Wählen Sie für die Betreffzeile eine kompakte Zusammenfassung des Inhalts, damit der Adressat noch vor dem öffnen der E‑Mail erkennen kann, zu welchem Thema Sie sich bei ihm melden.

Beginnen wir mit der Anrede. Genau wie in einem Brief, den Sie an einen bislang unbekannten oder fremd gebliebenen Adressaten schreibt, empfiehlt sich das "Sehr geehrte/r Frau/Herr" oder die Formel "Sehr geehrte Damen und Herren". Das gilt in jedem Fall, wenn eine gewisse Distanz und Seriosität gew ünscht ist. Ein wenig informeller kann die E‑Mail auch mit "Guten Tag" begonnen werden. Bei einem höheren Grad an Vertrautheit zwischen Absender und Empfänger kann die Mail auch mit "Hallo", oder "Liebe/r X" begonnen werden. Wer einen lokalen Bezug nehmen möchte, kann auch ortsübliche Grußformen wie "Servus", "Grüß Gott" oder "Moin" schreiben. Eine Rolle spielt selbstverständlich auch die Branche und der Grund, aus dem Kontakt aufgenommen wird. Im Zweifel ist man mit einer förmlichen Anrede auf der sicheren Seite.

Fehler in Rechtschreibung und Grammatik sind nicht nur ein absolutes No‑Go, sondern auch unn ötig, da in die meisten E‑Mail‑Programme eine Rechtschreibprüfung integriert ist. Prüfen Sie Ihr Schreiben aber trotzdem noch einmal selbst auf Fehler. Denn eine schlampig geschriebene E‑Mail fällt besonders negativ auf und hinterlässt den Eindruck, der Kommunikationspartner werden nicht ernstgenommen.

Es gibt es keinen Grund, warum in der E‑Mail im Gegensatz zum traditionellen Brief alle Fehler, Ungenauigkeiten und Nachlässigkeiten erlaubt sein sollen oder gar als chic gelten. Warum bedienen sich Menschen, die Abitur und zwei Staatsexamen absolviert haben, bewusst einer falschen Kleinschreibung? Soll das lässig, witzig oder cool wirken? Es ist einzig und allein r ücksichtslos, da es dem Empfänger das Lesen erschwert und damit Zeit stiehlt. Die deutsche Groß‑ und Kleinschreibung ist ein typischer Ausdruck von höflichem Umgang: Sie verlangt dem übermittler der Botschaft die M ühe ab, durch das Großschreiben von Substantiven den Sinn seiner Erklärung für den Empfänger der Botschaft leichter verständlich zu machen.

Geschäftliche Schreiben sollten Sie bei maximalem Informationsgehalt so knapp wie möglich halten. Ihr Adressat erhält viele Mails am Tag, stehlen Sie ihm daher nicht seine wertvolle Zeit mit übermäßig langen Texten. Kommen Sie stattdessen schnell zum Punkt und verpacken Sie die wesentlichen Informationen in Ihrer E‑Mail. Aber: H öflichkeit und Präzision d ürfen trotzdem nicht zu kurz kommen.

Wörter durchgängig groß zu schreiben, ist ein Tabu in E‑Mails, denn es wirkt wie Schreien. Auch Smileys und andere Emoticons sollten Sie vermeiden, wenn Ihre Mail einen seri ösen Eindruck machen soll. Im familiären Umfeld hängt es vom persönlichen Geschmack ab, wie E‑Mails gestaltet sind.

Eine Grußformel am Ende der E‑Mail ist genau wie beim Brief unverzichtbar. Typischerweise enden geschäftliche Schreiben mit der Formel „Mit freundlichen Grüßen" oder "Freundliche Grüße". Vor allem bei Personen, die Ihnen noch unbekannt sind, ist dieses Beispiel die beste Variante. Etwas wärmer klingt die Formel „Beste Gr üße“, die Sie bei Adressaten verwenden können, die Sie bereits kennen und mögen. Wenn es noch ein wenig persönlicher sein soll, können Sie Ihre E‑Mail auch mit herzlichen Grüßen beenden. Auch "Grüße aus Stadt X", oder fröhliche Grüße können zur Abwechslung bei einem längeren E‑Mail‑Verkehr am Schluss einer E‑Mail stehen.

Vermeiden Sie unbedingt Abkürzungen wie "LG" (Liebe Grüße) oder "MfG" (Mit freundlichen Grüßen). So etwas ist eher für eine SMS passend. In einer E‑Mail sollten Sie derartig saloppe Formeln vermeiden. Wenn Sie Zeit sparen müssen, können Sie Ihre Grußformel stattdessen einfach in die Signatur schreiben.

Wenn es möglich ist, sollten Sie auf Anhänge verzichten. Für den Leser sind Anhänge meistens umständlich und sie kosten Zeit. Viele Adressaten lesen den Anhang gar nicht. Versuchen Sie daher, die wichtigsten Informationen in Ihrem E‑Mail‑Text unterzubringen.

Wenn Sie Anhänge versenden müssen, sollten diese so kompakt wie möglich sein, um den Posteingang des Empfängers nicht zu blockieren. Gr ößer als f ünf Megabyte sollten die Anhänge daher nicht sein. überprüfen Sie außerdem, ob der angekündigte Anhang tatsächlich angehängt ist, sonst wirkt das schludrig und unkonzentriert.

In das Feld CC (= Carbon Copy) werden die Empfänger eingetragen, die eine Kopie der E‑Mail zur Kenntnis erhalten sollen. Eine Sieekte Antwort wird dabei nicht erwartet. überlegen Sie jedoch gut, ob das sein muss: Die unn ötige Versendung von Kopien ist schlechter Stil, denn die Empfänger k önnten meinen, Sie nähmen es mit der Diskretion nicht sehr genau. Das wirkt nicht besonders vertrauenerweckend. Erstrecht gilt das, wenn das Feld BCC (= Blind Carbon Copy / Blindkopie), genutzt wird. Andere Empfänger wissen nicht, wer noch alles diese Mail erhält.

Ähnlich anstrengend wie die Kennzeichnung von Mails als besonders wichtig sind Absender, die eine Lesebestätigung anfordern. Es macht nämlich nicht nur mehr Arbeit, den Eingang jeder E‑Mail zu bestätigen, sondern setzt den Empfänger auch noch zusätzlich unter Druck. Außerdem erwecken Sie als Absender den Eindruck, Ihren Kommunikationspartner kontrollieren zu wollen.

Die normale Geschäftsanrede und richtige gesellschaftliche Anrede ist "Sehr geehrter Herr …" und "Sehr verehrte Frau …".Die früherüblichen End‑Grußformeln, wie "Mit dem Ausdruck meiner vorzüglichen Hochachtung" oder "Hochachtungsvoll" sind selbst im Verkehr mit Behörden der Formulierung "Mit freundlichen Grüßen" gewichen. Inzwischen gilt selbst das "Mit freundlichen Grüßen" als unpersönlicher Standardgruß, der im privaten Verkehr als ein Zeichen von Unsicherheit oder bewusstem Abstand angesehen wird. M öchte ein Briefeschreiber mehr Verbundenheit zeigen, so schreibt er "Mit herzlichen Grüßen" und bei noch engerer Verbindung "Mit lieben Grüßen".

Routinierte Briefeschreiber nutzen die Endgrußformel für Komplimente und Höflichkeiten, welche sie mit guten Wünschen mischen, etwa: "Ich freue mich schon heute darauf, Sie – wie besprochen – am nächsten Freitag wieder zu sehen, und grüße Sie bis dahin herzlich und mit verbindlichen Empfehlungen." Mit "herzlich" signalisiert man freundschaftliche Verbundenheit, mit den "verbindlichen Empfehlungen" kehrt man zur höflichen Distanz zurück und hat damit Nähe und Distanz elegantzusammengefügt.

Früher bezeichnete sich der Briefeschreiber als der dem Adressaten treu Ergebene, als sein getreuer Freund, als sein Diener. Aus diesen Formulierungen blieb das höfliche "Ihr" und "Dein" bzw. "Ihre" und "Deine" über. Die Bedeutung der Endgrußformel "Ihr Hartmut Meier" oder "Dein Hartmut" wird indessen heute von vielen Schreibern verkannt. Sie scheuen sich, das liebensw ürdige den Adressaten ehrende "Ihr/Dein(e)" vor Ihren Namen in der Unterschrift zu setzen, weil sie der irrigen Auffassung sind, "Dein Heinrich" könne Heinrich nur an seine Angebetete schicken, der er sich „versprochen“ habe, der er geh öre. Gebildete Schreiber tun deshalb gut daran, sich nicht den Makel der Unkenntnis durch Weglassen des den anderen ehrenden "Ihr" / "Dein" anhängen zu lassen. An solchen Kleinigkeiten erkennt man viel!

Fällt einem nach Verfassen des Briefes noch etwas ein, das man dem Adressaten och mitzuteilen wünscht, so vermerkt man das unter "P.S." (Post‑Skriptum – Nach dem Geschriebenen). Unter dem "Post‑Skriptum" kann es durchaus noch eine zweite Nachbemerkung, ein "P.P.S." (Post Post‑Skriptum) geben.

Natürlich dienen E‑Mails oftmals dazu, Dokumente weiterzuleiten. Achte jedoch beim Anhang darauf:

• Im Text kurz auf den Anhang zu verweisen und welches Dokument dieser hat. Den Anhang nicht größer als 2 MB maximal 5 MB zu gestalten.
• Nicht zu viele Dokumente bzw. nur wirklich sinnvolle Dokumente zu versenden.
• Bei E‑Mails außerhalb des Unternehmens Formate wie PDF, JPG oder ZIP zu verwenden, die von allen ge öffnet werden können.
• Denken Sie immer daran: Lesende müssen den Anhang erst öffnen, dann herunterladen und abspeichern. Das kostet Zeit. Sinnvoller ist es deswegen, bei unternehmensinternen E‑Mails anstatt einem Anhang einen Link zum Dokument auf dem Unternehmensserver zu senden. Eine weitere M öglichkeit ist auch, gleich ein Vorschau‑Bild in die Nachricht zu setzen, wenn es zum Beispiel nur um eine kurze Abstimmung geht.

Die Personen im CC erhalten eine Kopie der Mail. Jeder Empfänger der Mail kann sehen, welche Personen im CC stehen. Die Abkürzung BCC steht für "blind carbon copy". Alle Personen, die im BCC stehen, erhalten somit eine Blindkopie.

Am Ende Ihrer E‑Mail sollte sich eine Schlussformel sowie ein Grußwort befinden. Am verbreitetsten ist Mit freundlichen Grüßen – verzichte hierbei jedoch auf die Abkürzung "MFG". Weitere Möglichkeiten sind auch Liebe Gr üße oder mit Zusatz wie Liebe Gr üße und ein sch önes Wochenende / Liebe Grüße und einen schönen Urlaub / Liebe Grüße aus Berlin.

Danach wird kein Komma gesetzt, sondern Sie schließen mit Ihrem Namen und Ihrem Vornamen sowie Ihrer E‑Mail‑Signatur. Die Grußformel sowie deinen Namen können Sie auch in deine Signatur mit einbinden.

Bevor Sie die E‑Mail absenden, kontrollieren Sie Ihre E‑Mail noch einmal vor dem Absenden

Innerhalb weniger Sekunden hat der Empfänger Ihre E‑Mail in seinem Posteingang. In der Regel k önnen Sie die E‑Mails nicht zur ückholen, wenn sie einmal verschickt sind. Damit Sie auf Nummer Sicher gehen, kontrollieren Sie die E‑Mail .ähnlich klingende Namen und Zahlendreher k önnen daf ür sorgen, dass Ihre E‑Mail nicht die richtige Person erreicht. Verwenden Sie daher am besten die Adresse aus dem Adressverzeichnis Ihres E‑Mail‑Programms. Tipp: Geben Sie die Adresse erst zum Schluss in das Adressfeld ein. Denn so vermeiden Sie den versehentlichen Versand von E‑Mails, die Sie noch nicht fertiggestellt haben.

Beispiele: 800 ‑ 900 € oder Hagen ‑ Witten

Konrad Zuse, *22.06.1910, +18.12.1995

Spielstand 3 : 6 oder Maßstab 1 : 100.000

Der §§ 5 soll geändert werden. Die §§ 7 ‑ 9 wurden geändert.
Aber: Das Parlament diskutierte die änderung mehrerer Paragraphen.
Achtung:Das Zeichen ffür "Paragraph" nur zusammen mit Zahlen verwenden.

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In kaufmännischen Aufstellungen z. B. Rechnungen auch möglich: 5%ig

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Der Außendienstmitarbeiter bekommt 2 ‰ Provision.

5 + 4 ‑ 3 = 6 x 4 = 24 : 2 = 12
Achtung: Das x ffür die Multiplikation und der Doppelpunkt ffür die Division können so nicht in Tabellenkalkulationsprogrammen verwendet werden. Die DIN‑Regeln gelten nur ffür die Texteingabe.

Müller & Söhne GmbH ‑ Aber: Stahl‑ und Aluminiumverarbeitung
Praxistipp: Firmennamen mfüssen (besonders bei einer Rechnung) immer so geschrieben werden, wie die Firma im HR eingetragen ist. Aus diesem Grund ist auch jede Firma verpflichtet, ihren Firmennamen mindestens einmal korrekt auf jeden Brief zu schreiben.

Beispiel: Im Briefkopf steht der gestaltete Firmenname mit Firmenlogo und in der Fußzeile steht der Firmenname bei den fübrigen Firmenangaben korrekt, wie im HR eingetragen.

Das Gradzeichen macht eine kleine Ausnahme, wie Sie an den Beispielen sehen können.

Es wurden am 1. Januar +5 °C gemessen. Der Balken soll im Winkel von 90° angesetzt werden.

Das Rohr hat einen Durchmesser von 2,5" und ist 1,8 m lang.

Die Raute # wird oft auch als Ziffernzeichen bezeichnet und z. B. in Angeboten, Bestellungen oder Rechnungen als Ersatz ffür die Abkfürzung Nr. verwendet. Die Akzenttasten mfüssen zuerst angeschlagen werden und dann der jeweilige Buchstabe, erst dann erscheint beides im Text.

Das Aussehen des Briefkopfes wurde im Lauf der letzten Jahrzehnte des Öfteren verändert. Die aktuelle Version ist nun international.


Der Briefkopf besteht aus 9 Zeilen. Die ersten drei Zeilen sind der sog. Informationsblock". In diesen gehören Vermerke wie z. B.

Anschriftfeld

Infoblock

Betreff

Anrede

Briefschluss

Anlagen- und Verteilervermerk

Hier sind einige Übungen...